IVR Systems – Các tính năng và lợi ích
Hệ thống IVR, còn được gọi là hệ thống Interactive Voice Response là hệ thống có hiệu suất cao vào hiệu quả, nhanh chóng nổi lên như một nền tảng bền vững cho phép các tổ chức và doanh nghiệp kết nối với khách hàng của mình thông qua DTMF cũng như tương tác bằng giọng nói mà không cần bất kỳ sự trợ giúp nào từ con người. Việc sử dụng đơn giản chỉ qua một vài thao tác phím, IVR cho phép các doanh nghiệp thực hiện các thông báo ra bên ngoài hoặc những thông báo nội bộ với một chi phí hợp lý.
IVR là một nền tảng có khả năng mở rộng, và có thể được sửa đổi theo nhu cầu kinh doanh để tích hợp với những hệ thống phần cứng khác nhau như Synway, Keygoe, và Dialogic, vv Nó được thiết kế để cho phép khả năng mở rộng từ 4-128 cổng E1 trong mỗi thiết lập, thêm vào các tính năng như CDR và ghi âm giọng nói. Bạn cũng có thể tăng hoặc giảm sự phức tạp của một hệ thống IVR. Hệ thống dễ dàng tích hợp với bất kỳ cơ sở dữ liệu của bên thứ ba, như cổng thanh toán thương mại điện tử, ngân hàng, viễn thông, du lịch, đặt hàng hoặc bảo hiểm. Một hệ thống IVR cũng có thể dễ dàng tích hợp với bất kỳ hệ thống nhận dạng giọng nói, cũng như hệ thống Text to Speech (TTS – Đọc văn bản); và cũng là một trong những tính năng hữu hiệu được công bố.
Text to Speech – Tính năng chuyển văn bản thành giọng nói
Thân thiện và linh hoạt khi sử dụng, hệ thống có thể cho phép các tổ chức cung cấp dịch vụ khách hàng ngay cả sau giờ làm việc. Bởi chỉ cần sử dụng một hệ thống IVR, giao tiếp kinh doanh đã đạt đến một xu hướng hoàn toàn mới. Hệ thống IVR đã kích hoạt các công ty nhỏ hơn cũng như để hiển thị các tiêu chuẩn hiệu suất cho doanh nghiệp.
Một số trong những ứng dụng phổ biến nhất của hệ thống IVR bao gồm thông báo ra bên ngoài như – nhắc nhở thanh toán / bổ nhiệm, đề xuất liên quan đến gọi điện thoại, giới thiệu các kế hoạch mới cho khách hàng. IVR cũng rất hữu ích trong việc thu thập thông tin từ khách hàng thông qua những trao đổi và thảo luận về phân phối sản phẩm, lợi nhuận và các cuộc gọi liên quan. Những thông tin liên lạc cũng có thể được thực hiện vào các cuộc đối thoại hai chiều, giúp tăng trải nghiệm cho người dùng.
Dưới đây là một số tính năng nổi bật nhất của hệ thống IVR –
- Dễ dàng sử dụng với thiết kế giao diện đồ họa đơn giản;
- Hỗ trợ một lượng lớn các kênh thoại trên cả hai nền tảng kĩ thuật số và analog. Đầu số thể được mở rộng hoặc giảm lược theo nhu cầu kinh doanh một cách dễ dàng;
- IVR cung cấp tùy chọn nâng cao của chuyển hướng cuộc gọi, cùng với bộ lọc hiệu quả để nâng cao trải nghiệm cho người dùng;
- Tương thích với nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau, linh hoạt khi vận hành;
- Người ta có thể dễ dàng lấy dữ liệu từ IVR thông qua hành động phát lại;
- Sử dụng nền tảng đa ngôn ngữ và dễ dàng chuyển đổi, cũng như hệ thống chuyển văn bản thành giọng nói (TTS);
- Các công ty có nhiều phòng ban, ngành sẽ là lựa chọn thích hợp cho IVR, như chuyển cuộc gọi đến bất kỳ phòng/ban một cách nhanh chóng, dễ dàng và hoàn toàn miễn phí;
- Ghi lại chi tiết các cuộc thoại một cách tiện lợi và đầy đủ;
- IVR cũng cung cấp lựa chọn thuận tiện trên cả DNIS (Dialed Number Identification Service – Dịch vụ nhận diện số đã gọi) và ANI (Automatic Identification Number – Nhận dạng số tự động).
Lợi ích của việc sử dụng hệ thống IVR –
- IVR sẽ khiến cho một công ty / tổ chức dễ dàng quản lý khách hàng của mình một cách có hệ thống, sử dụng một loạt các lựa chọn dựa trên menu tích hợp sẵn, thu thập thông tin nhanh chóng mà không cần sự tham gia của một đại lý;
- Với nền tảng đa ngôn ngữ, công ty có thể tham dự vào và trả lời những thắc mắc của khách hàng một cách dễ dàng;
- Định tuyến cuộc gọi nhanh chóng, tiện lợi và thích hợp dựa trên các yếu tố đầu vào của khách hàng / tùy chọn nhập và bắt dữ liệu trong suốt cuộc gọi;
- Cung cấp tùy chọn hộp thư thoại để khách hàng của họ để họ có thể yêu cầu một cuộc gọi trở lại, hoặc để lại thắc mắc để có thể phản hồi trong thời gian sớm nhất có thể;
- IVR cho phép dễ dàng quản lý số lượng cuộc gọi đột ngột và bất ngờ mà không có rắc rối nào;
- Không cần thiết phải mở rộng số lượng nhân viên để xử lý lượng cuộc gọi tăng lên. Với IVR, một số lượng nhỏ chuyên gia chăm sóc khách hàng có thể dễ dàng xử lý khối lượng cuộc gọi lớn cùng lúc;
- Quản lý dữ liệu và các nghiên cứu thị trường dựa trên cơ sở dữ liệu cũng trở nên dễ dàng với IVR.