Là hệ quả của các quy trình quản lý chi phí viễn thông không hiệu quả, hơn 70% doanh nghiệp vừa và nhỏ đang bỏ lỡ cơ hội để giảm những chi phí này với mức trung bình 25%!
Thách thức: Công ty của bạn đang gặp khó khăn trong quản lý chi phí viễn thông và dịch vụ Internet tại nhiều địa điểm với nhiều nhà cung cấp viễn thông.
Giải pháp: Quản lý Chi phí Viễn thông (TEM) là một trong những phương pháp hiệu quả nhất mà một doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng để có khả năng cắt giảm hàng nghìn USD chi phí cuộc gọi, dữ liệu và Internet mà họ phải trả do các quy trình lãng phí, chi tiêu không hiệu quả và lỗi thời. Phương pháp TEM hiệu quả sẽ giúp giảm chi phí viễn thông, từ đó có thêm tiền đầu tư cho CNTT và nâng cao hiệu quả quản lý chung. Nhưng không may, nhiều tổ chức kinh tế đã không thực hiện biện pháp cắt giảm chi phí cơ bản này, trong khi nó có thể tác động đáng kể tới hoạt động kinh doanh. Bài viết này nêu ra những khó khăn phổ biến nhất trong TEM để có thể phòng tránh.
Định nghĩa Quản lý Chi phí Viễn thông:
“Quản lý Chi phí Viễn thông là biện pháp quản lý khép kín các chi phí viễn thông, từ hóa đơn viễn thông, lưu lượng sử dụng và phân bổ chi phí. Khi kiểm soát chi phí viễn thông tốt hơn, bạn sẽ giảm chi tiêu vào các dịch vụ viễn thông và các chi phí vận hành liên quan.”
Các khoản Tiết kiệm Chi phí trực tiếp khi sử dụng TEM:
- Giảm tổng chi phí viễn thông.
• Tăng số tiền đầu tư cho CNTT.
• Nâng cao hiệu quả quản lý nói chung.
Các khoản Tiết kiệm Chi phí gián tiếp khi sử dụng TEM:
- Nâng cao hiệu quả quy trình.
• Tăng cường hiệu quả nhân lực.
• Mở rộng tầm nhìn và khả năng hoạch định hạ tầng viễn thông.
Quản lý Chi phí Viễn thông đem lại những lợi ích trực tiếp về tài chính. Chi tiêu cho các cuộc gọi, dữ liệu và Internet không chỉ phức tạp trong quản lý mà còn có xu hướng tăng và chiếm từ 3-4% tổng doanh thu. Với việc triển khai TEM thích hợp, các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ nhìn thấy ngay những khoản tiết kiệm cũng như thu được những lợi ích lâu dài trong quá trình vận hành.
4 Khó khăn hàng đầu trong TEM:
Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ lãng phí hàng nghìn USD mỗi năm do không quản lý chi tiêu viễn thông một cách chuẩn hóa, tập trung và chính xác hơn. Do các dịch vụ viễn thông đang sử dụng liên tục thay đổi, các hóa đơn thanh toán phức tạp gồm một loạt dịch vụ, và các hợp đồng khó hiểu, TEM rất phức tạp và khó quản lý. Tuy nhiên, chi phí viễn thông và các dịch vụ mạng liên quan chiếm gần 4% doanh thu của doanh nghiệp trong nhiều trường hợp, con số đó quá lớn và dịch vụ này quá quan trọng nên không thể quản lý bằng tay hoặc xấu hơn là bỏ mặc và không quản lý. Hãy tránh những nguy cơ trong TEM sau đây:
- Kiểm kê Dịch vụ Viễn thông không chính xác
Không kiểm kê chính xác dịch vụ đang sử dụng là khó khăn lớn nhất khi quản lý dịch vụ viễn thông. Kiểm kê các dịch vụ viễn thông thay đổi thường xuyên cùng với các hoạt động “Chuyển/Thêm/Thay đổi/Ngắt kết nối” được điều chỉnh tương ứng với hóa đơn thực tế. Thông thường, việc ngắt kết nối dịch vụ không được phản án trên hóa đơn, làm phát sinh tình trạng lạm chi. Có thể có lỗi về thời gian trên hóa đơn khi một dịch vụ đã được ngắt kết nối, được thêm hoặc được thay đổi. Hoặc các dịch vụ mới có thể bị tính giá sai. Nắm rõ kiểm kê dịch vụ viễn thông đang sử dụng và tự động xác thực. Các thông tin về kiểm kê chi phí dịch vụ viễn thông cần được lưu trữ tại một chỗ để giúp bạn có quy trình hiệu quả, chi phí được xác thực và nhất quán trong báo cáo. Một báo cáo kiểm kê chính xác là cơ sở để xác thực chi phí, ví dụ: các địa điểm hoặc cơ sở ngừng sử dụng có các dịch vụ được cắt giảm do thu hẹp quy mô. Đây có thể coi là một bài tập khởi động khó khăn, nhưng với một giải pháp TEM mạnh mẽ, bạn sẽ không phải làm những việc này một cách thủ công.
- Dữ liệu viễn thông / Nhóm chức năng bị ngắt kết nối
Các nhóm chức năng khác nhau thường không hiểu các hoạt động phát sinh chi phí viễn thông của họ tác động tới các nhóm khác như thế nào. Bộ phận mua sắm có thể đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp đưa ra mức giá thấp nhất, nhưng dịch vụ có thể không tốt. Các nhóm chịu trách nhiệm xác thực chi phí có thể nhận ra là họ có thể đạt kết quả tốt hơn nếu họ báo cáo các điểm bất đồng trước khi thanh toán hóa đơn tài khoản phải trả. Có thể có những cơ hội hợp tác với bộ phận mua sắm để đảm bảo kết quả tốt hơn khi bộ phận kiểm toán đàm phán và mặc cả với các nhà cung cấp dịch vụ. Thống nhất các nhóm chức năng khác nhau có cùng liên quan về viễn thông bao gồm:
- Quản lý Đơn hàng dịch vụ / Chuyển – Thêm – Thay đổi – Ngắt kết nối
• Quản lý Kiểm kê và Kiểm soát Sự thay đổi dịch vụ viễn thông
• Quản lý Hóa đơn
• Quản lý Chi phí (xác thực và tối ưu hóa)
• Thanh toán Hóa đơn Tài khoản Phải trả
Việc sử dụng hiệu quả toàn bộ chi phí viễn thông của tổ chức sẽ đảm bảo có kết quả khả quan hơn. Ví dụ, nhiều doanh nghiệp đánh giá thấp chi phí trả cho các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông. Một doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng hiệu quả toàn bộ chi phí trả cho một nhà cung cấp dịch vụ thì nhiều khả năng sẽ đạt được kết quả tối ưu hơn khi phát sinh tranh chấp do lỗi hóa đơn và có thể có được mức giá dịch vụ tốt hơn khi đàm phán hợp đồng. Khi dữ liệu cho một chương trình TEM được tập trung hóa, các tổ chức kinh tế nhận thấy rằng các nhân viên sử dụng thường xuyên hơn và chính xác hơn. Một cơ sở dữ liệu tích hợp cũng giúp liên kết giữa các chức năng khác nhau tốt hơn và đảm bảo nhất quán trong báo cáo. Nó sẽ chỉ cho ra “một kết quả”, là tiêu chuẩn để các nhóm chức năng phối hợp và làm việc với nhau.
- Xử lý Hóa đơn Viễn thông Thâm dụng Lao động
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể không loại bỏ toàn bộ các hóa đơn bằng giấy, nhưng việc giảm thời gian hao phí cho các hoạt động thâm dụng lao động khi xử lý các hóa đơn giấy có thể tiết kiệm đáng kể thời gian. Tinh giản các quá trình xử lý hóa đơn giấy thủ công bằng hóa đơn điện tử tự động giúp tăng độ chính xác của dữ liệu được nhập vào hệ thống. Nó làm giảm thời gian xử lý hoá đơn và chấp thuận thanh toán. Nó có thể giúp hạn chế bị phạt do chậm thanh toán hay những gián đoạn trong kinh doanh do dịch vụ bị ngừng kết nối và không kiểm soát được. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ hóa đơn điện tử thông qua Trao đổi Dữ liệu Điện tử (EDI), CD ROM hoặc tải về từ web. Một giải pháp Quản lý Chi phí Viễn thông hiệu quả cho phép quản lý hóa đơn tích hợp hóa đơn điện tử để đơn giản hóa quy trình. Dữ liệu hóa đơn được nhập vào kho dữ liệu tập trung, trong đó đánh dấu những hóa đơn còn sót và sắp xếp hợp lý những hoạt động xử lý hóa đơn thâm dụng lao động. Ngoài ra, các tổ chức kinh tế có thể thuê ngoài một nhà cung cấp TEM để thực hiện chức năng này và tái tập trung nguồn lực vào các hoạt động có giá trị cao hơn.
- Xác thực Hóa đơn Viễn thông Thủ công
Các lỗi hóa đơn xảy ra do các dịch vụ viễn thông phát sinh một số chi phí được xem là phức tạp nhất trong tất cả các loại hóa đơn mà doanh nghiệp nhận được. Các chi phí bao gồm tài sản hữu hình (đường truyền và mạch) được phân cấp và phân tán tại nhiều địa điểm và dịch vụ vô hình. Hầu hết các tổ chức kinh tế đang xác thực thủ công hàng nghìn hạng mục đường truyền cho mỗi hóa đơn viễn thông mà họ nhận được. Hoặc tệ hơn, không có ai xác thực các chi phí và lỗi sẽ phát sinh do không được lưu ý. Các lỗi có thể từ những hóa đơn có dung lượng lớn và giá trị thấp tới những hóa đơn tốn kém hơn về dữ liệu và các hạng mục kiểm kê. Trong bối cảnh cắt giảm nhân sự, công nghệ thay đổi, và thay đổi trong các nền tảng hệ thống hóa đơn, các nhà cung cấp dịch vụ không có nguồn lực để xác thực hóa đơn. Điều này đã dẫn đến sự cần thiết cho các tổ chức kinh tế phải chủ động xác thực và xử lý những lỗi hóa đơn với các nhà cung cấp dịch vụ. Một giải pháp TEM tốt sẽ tự động xác thực hóa đơn để xác định lỗi hóa đơn khi phát sinh.
Kết quả: Trong thời gian chuyển tiếp, một chương trình TEM hiệu quả phân loại các dịch vụ viễn thông đang sử dụng của công ty bạn và mục đích sử dụng từng đường truyền hoặc dịch vụ. Một số khách hàng đã xác định được hơn 50 đường truyền bị lỗi, giúp hàng năm tiết kiệm xấp xỉ 20.000 USD. Ngoài ra, chương trình TEM có thể tìm thấy các đường truyền không phải của khách hàng và mỗi năm tiết kiệm gần 4.000 USD sau khi ngắt kết nối và ngừng sử dụng dịch vụ. Nhìn chung, một Chương trình Quản lý Chi phí Viễn thông được triển khai phù hợp có thể tiết kiệm trung bình 20-30% chi phí cho khách hàng.
Kết luận: Quản lý chi phí viễn thông rất phức tạp và khó khăn. Một giải pháp TEM hiệu quả có thể giúp bạn tránh được những nguy cơ phổ biến nhất trong quản lý chi phí nhờ tập trung hóa kiểm kê dịch vụ viễn thông, mở rộng tầm nhìn, tinh giản quá trình xử lý hóa đơn, xác thực hóa đơn tự động và kiểm soát chi phí.
Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với Công ty Điện thoại Indiana (ITC). Chúng tôi rất mong muốn trao đổi với bạn về các chương trình Quản lý Chi phí Viễn thông mà chúng tôi đã phát triển và triển khai cho nhiều loại hình doanh nghiệp. ITC là đối tác tin cậy trong các chương trình và dịch vụ TEM. Trong hơn 20 năm qua, ITC đã góp phần hỗ trợ khách hàng tiết giảm chi phí viễn thông mà không phát sinh bất kỳ khoản phí trả trước hoặc phí % tiết kiệm.
